Als zelfstandig ondernemer krijg je te maken met allerlei kosten. Het goede nieuws? Voor veel van die kosten mag je de betaalde btw terugvragen bij de Belastingdienst. Dat scheelt flink in je portemonnee. Maar welke kosten zijn aftrekbaar – en waar moet je op letten?
Wanneer is btw aftrekbaar?
Btw is in principe aftrekbaar als het gaat om kosten die je maakt voor je onderneming. De uitgave moet dus een zakelijk karakter hebben. Denk aan materialen die je gebruikt in je werk, diensten die je inhuurt of kosten die je maakt om je bedrijf draaiende te houden. Maar: niet alle btw mag je zomaar terugvragen. Er zijn uitzonderingen en regels waar je als ondernemer goed van op de hoogte moet zijn.
De meest voorkomende aftrekposten voor zzp’ers
We zetten een aantal veelvoorkomende zakelijke kosten op een rij waarbij je de btw (vaak) mag terugvragen:
Kantoorkosten
Denk aan laptops, bureaustoelen, beeldschermen, printers en zakelijke software. Ook kleine kantoorartikelen zoals pennen, papier en ordners vallen hieronder. Zolang je ze gebruikt voor je onderneming, is de btw doorgaans aftrekbaar.
Reiskosten
Reis je met het openbaar vervoer voor je werk? De btw op je treinkaartje of busrit is aftrekbaar, mits je een zakelijke rit maakt. Heb je een leaseauto van de zaak of gebruik je je eigen auto zakelijk? Dan ligt het net iets ingewikkelder. In het geval van een eigen auto mag je alleen een deel van de btw aftrekken, afhankelijk van het zakelijke gebruik.
Zakelijke diners en relatiegeschenken
Ga je lunchen met een klant of stuur je een fles wijn naar een relatie? Ook daarover betaal je btw – en soms mag je die terugvragen. Let op: hier gelden strikte regels en maximale bedragen. Vaak mag je maar een deel van de btw terugvragen of moet je kunnen aantonen dat het écht een zakelijk karakter heeft.
Diensten en advies
De btw over diensten die je inhuurt – zoals marketing, coaching, administratie of juridisch advies – is in veel gevallen volledig aftrekbaar. Zolang de dienst is ingekocht voor zakelijke doeleinden, kun je de btw gewoon meenemen in je aangifte.
Niet altijd aftrekbaar
Niet alle btw is automatisch aftrekbaar. Er zijn enkele situaties waarin je geen of slechts gedeeltelijk recht hebt op btw-teruggave:
- Gemengde kosten: Dit zijn kosten die zowel zakelijk als privé gebruikt worden. Denk aan je mobiele telefoon of auto. In zo’n geval moet je het privégebruik uitsluiten of splitsen.
- Vrijgestelde activiteiten: Als je diensten levert die btw-vrijgesteld zijn (zoals in de zorg of het onderwijs), mag je geen btw aftrekken op kosten die daarmee samenhangen.
- Representatiekosten: Btw op luxe uitgaven zoals een borrelboot of dure cadeaus is in veel gevallen niet of slechts deels aftrekbaar.
Voorkom fouten en haal meer uit je btw-aangifte
Twijfel je of je btw mag aftrekken op bepaalde kosten? Of wil je weten of je alle mogelijkheden al benut? Laat ons even meekijken. Een kleine aanpassing in je administratie kan soms een groot financieel voordeel opleveren.